Článek: 3020 | Naposledy změněno: 09.11.2021

Schvalovací výzvy

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník Procesní řízení 


Schvalování zápisů není povinné, ale zabezpečuje správnost a pravdivost uváděných dat, která musí být odsouhlasena další osobou/dalšími osobami. Schvalovací proces je definovaný v apl. *6401 – Definice schval. procesů a samotné schvalování dokladů ze všech modulů probíhá v jedné aplikaci - *6498 Schvalovací výzvy.

Na novou výzvu může být uživatel upozorněn dvěma způsoby:

  • notifikace emailem
    • nastavuje se v aplikaci *6401 - Definice schval. procesů
      (záložka Přechody a aktivity > Uprav > vpravo dole zaškrtnout možnost "Notifikace při vzniku")


Popis aplikace *6498

  • Po spuštění aplikace uživatel vidí v seznamu vlevo (1.) výzvy z jednotlivých oblastí, u kterých je na řadě jako schvalovatel
    Pozn.: Jde o defaultní nastavení. Pokud chcete vidět schval. výzvy jiných uživatelů změntě osobu ve filtru. (2.)


  • Pravá část je rozdělena dvěma záložkami:
    • Doklad (3.) - obecné informace o dokladu (označení, částka, klient, kontaktní osoba, ad.) a schvalovacím procesu (jakým schématem je schvalováno, kdo je na řadě, atp.)
      • detailní informace o dokladu můžete zobrazit prostřednictvím jednotlivých ikon (4.)
        • náhled na pořízení dokladu v režimu Zobraz

           
          náhled na proforma fakturu


          zobrazí příloženou přílohu (pozn.: Přílohy je možné zobrazit i v samostatném okně. (5.))


          přímé odeslání emailu na kontaktní osobu

  • Průběh schvalování (6.) - grafické zobrazení schvalovacího procesu (zobrazuje aktuální stav)

 

Postup schvalování

Schvalování proběhne za předpokladu, že je na doklad napojen schvalovací proces a jste oprávnění ke schválení dokladu (resp. jste na řadě). 

  • Spusťte apl. *6498 - Schvalovací výzvy
  • Ze seznamu v levé části (1.) vyberte doklad, který chcete schválit
  • Stiskněte tlač. Proveď (7.) a vyberte jednu z možností 
    Pozn.: Volby pro jednotlivé výzvy se řídí nastavením definice schval. procesu v apl. *6401


  • V okně výběr volby k provedení můžete přidat i komentář (více o komentářích níže)
  • Po schválení zápis zmizí ze seznamu
    Pozn.: Apliakce *6498 eviduje pouze aktivní, tzn. neschválené, doklady.
  • Správnost schválení/zamítnutí můžete zkontrolovat
    • v aplikacích daného modulu (např. *9006 - Podatelna, *1018 - Prohlížení knih, ...)
    • v IQ sestavě 
    • v aplikaci *6499 - Přehled aktivních procesů

 

Doklady můžete schválit i z grafického schéma schvalovacího procesu. Tyto schémata najdete pod záložkou
"Průběh schvalování" skoro v každé aplikaci napojené na schvalování. Stačí levým tlačítkem myši kliknout na volbu, kterou chcete splnit, např. "Schval zápis v podatelně", a zvolit možnost SPLŇ VÝZVU. 


 

Komentáře ve schvalování

Při podpisu dokladu v rámci schvalování v apl. *6498 - Schvalovací výzvy je možné akci obohatit o komenatář. Jedná se o poznámku ke konkrétní schvalovací akci (např. Zamítnuto z důvodu...), kterou můžete více popsat důvody Vašeho rozhodnutí nebo přidat doplňující informace. 
Komentař přidáte přímo k okně výzev, po stisknutí tlač. Proveď.


Komentář nelze odeslat emailem, ale jej zobrazit:

  • v okně Detail schvalování dokladu (proklik přes lupu z jakéhokoliv okna, kde probíhá schvalování) nebo z aplikace *6499 - Přehled aktivních procesů na záložce Podpisy 


  • v tooltipu v grafickém zobrazení schval procesu (záložka Kompletní schéma)


  • V IQ schvalovací události > záložka Základní


 

Nastavení v klientech

Aby schvalování probíhalo správně je třeba osobu schvalovatele, resp. kontaktní osobu, napojit na přihlášeného uživatele. 

Návod: 

  • Spusťte aplikaci *3000 – Klient
  • Přejděte k editaci (úpravám) firemní věty
  • Překlikněte na záložku Kontaktní osoby
  • Najděte osobu, která není propojena
  • Stiskněte tlačítko Spojení


  • Přes Přidej přidejte nový typ spojení Uživatel FAS/WinFAS a dohledejte daného zaměstnance v Uživatelích
    (pozn. pokud chcete zasílat notifikace, je nutné mít doplněno i emailové spojení)


  • Toto je potřeba provést u všech, kteří mají být zahrnuti do schvalovacího procesu

 

Autor:    Ing. BRATRÁNKOVÁ Alena    | Posl.změna:    09.11.2021    | Článek:    3020    |     www.WinFAS.cz