Schvalovací výzvy

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Procesní řízení 

Schvalování zápisů není povinné, ale zabezpečuje správnost a pravdivost uváděných dat, která musí být odsouhlasena další osobou/dalšími osobami. Schvalovací proces je definovaný v apl. *6401 – Definice workflow procesů a samotné schvalování dokladů ze všech modulů probíhá v jedné aplikaci - *6498 Schvalovací výzvy. 

Na novou výzvu může být uživatel upozorněn dvěma způsoby:

• notifikace emailem
  • nastavuje se v aplikaci *6401 - Definice workflow procesů
    (záložka Přechody a aktivity > Uprav > vpravo dole zaškrtnout možnost "Notifikace při vzniku")

• upozornění prostřednictvím Plánovače akcí
  • nastavení dle návodu +1951 Automatické odesílání sestav

Popis aplikace *6498

• Po spuštění aplikace uživatel vidí v seznamu vlevo (1.) výzvy z jednotlivých oblastí, u kterých je na řadě jako schvalovatel
  Pozn.: Jde o defaultní nastavení. Pokud chcete vidět schval. výzvy jiných uživatelů změntě osobu ve filtru. (2.)

• Pravá část je rozdělena třemi záložkami:
  • Doklad (3.) - obecné informace o dokladu (označení, částka, klient, kontaktní osoba, ad.) a schvalovacím procesu (jakým schématem je schvalováno, kdo je na řadě, atp.)
    • detailní informace o dokladu můžete zobrazit prostřednictvím jednotlivých ikon (4.)
      • náhled na pořízení dokladu v režimu Zobraz
        
         
        náhled na proforma fakturu
        
        
        zobrazí příloženou přílohu (pozn.: Přílohy je možné zobrazit i v samostatném okně. (5.))
        
        
        přímé odeslání emailu na kontaktní osobu
        
        

• Podpisy a Průběh workflow (6.) - informace o již provedených aktivitách v rámci schvalování. Na záložce Podpis vidíte podpisy ostatních schvalovatelů, kteří splnili výzvu před Vámi. Na záložce Průběh workflot najdete grafické zobrazení WFL procesu (zobrazuje aktuální stav)

Postup schvalování

Schvalování proběhne za předpokladu, že je na doklad napojen workflow proces a jste oprávnění ke schválení dokladu (resp. jste na řadě). 

• Spusťte apl. *6498 - Schvalovací výzvy
• Ze seznamu v levé části (1.) vyberte doklad, který chcete schválit
• Stiskněte tlač. Proveď (7.) a vyberte jednu z možností 
  Pozn.: Volby pro jednotlivé výzvy se řídí nastavením definice schval. procesu v apl. *6401

• V okně výběr volby k provedení můžete přidat i komentář (více o komentářích níže)
• Po schválení zápis zmizí ze seznamu
  Pozn.: Apliakce *6498 eviduje pouze aktivní, tzn. neschválené, doklady.
• Správnost schválení/zamítnutí můžete zkontrolovat
  • v aplikaci *6498 - Schvalovací výzvy na záložce Historie
  • v aplikacích daného modulu (např. *9006 - Podatelna, *1018 - Prohlížení knih, ...)
  • v IQ sestavě 
  • v aplikaci *6499 - Přehled aktivních procesů

Historie schválení

Po provedení schvalovací výzvy můžete zkontrolovat správnost schválení přímo v aplikaci *6498 - Schvalovací výzvy. Stačí překliknout na záložku Historie. Zde filtruje dle období, za které chcete provedené výzvy zobrazit (defaultně je zobrazen aktuální den). Pozn.: Tlačítko proveď není v tomto filtru aktivní. Sledujete již schválené doklady.  

Komentáře ve schvalování

Při podpisu dokladu v rámci schvalování v apl. *6498 - Schvalovací výzvy je možné akci obohatit o komenatář. Jedná se o poznámku ke konkrétní schvalovací akci (např. Zamítnuto z důvodu...), kterou můžete více popsat důvody Vašeho rozhodnutí nebo přidat doplňující informace. 
Komentař přidáte přímo k okně výzev, po stisknutí tlač. Proveď.

Komentář nelze odeslat emailem, ale lze jej zobrazit:

• v okně Detail workflow dokladu (proklik přes lupu z jakéhokoliv okna, kde probíhá schvalování) nebo z aplikace *6499 - Přehled aktivních WFL procesů na záložce Podpisy 

• v tooltipu v grafickém zobrazení schval procesu (záložka Kompletní schéma)

• V IQ schvalovací události > záložka Základní

Nastavení v klientech

Aby schvalování probíhalo správně je třeba osobu schvalovatele, resp. kontaktní osobu, napojit na přihlášeného uživatele. 

Návod: 

• Spusťte aplikaci *3000 – Klient
• Přejděte k editaci (úpravám) firemní věty
• Překlikněte na záložku Kontaktní osoby
• Najděte osobu, která není propojena
• Stiskněte tlačítko Spojení

• Přes Přidej přidejte nový typ spojení Uživatel FAS/WinFAS a dohledejte daného zaměstnance v Uživatelích
  (pozn. pokud chcete zasílat notifikace, je nutné mít doplněno i emailové spojení)

• Toto je potřeba provést u všech, kteří mají být zahrnuti do schvalovacího procesu