Schvalovací výzvy

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Procesní řízení 

Schvalování zápisů není povinné, ale zabezpečuje správnost a pravdivost uváděných dat, která musí být odsouhlasena další osobou/dalšími osobami. Schvalovací proces je definovaný v apl. *6401 – Definice schval. procesů a samotné schvalování dokladů ze všech modulů probíhá v jedné aplikaci - *6498 Schvalovací výzvy.

Na novou výzvu může být uživatel upozorněn dvěma způsoby:

• notifikace emailem
  • nastavuje se v aplikaci *6401 - Definice schval. procesů
    (záložka Přechody a aktivity > Uprav > vpravo dole zaškrtnout možnost "Notifikace při vzniku")

• upozornění prostřednictvím Plánovače akcí
  • nastavení dle návodu +1951 Automatické odesílání sestav

Popis aplikace *6498

• Po spuštění aplikace uživatel vidí v seznamu vlevo (1.) výzvy z jednotlivých oblastí, u kterých je na řadě jako schvalovatel
  Pozn.: Jde o defaultní nastavení. Pokud chcete vidět schval. výzvy jiných uživatelů změntě osobu ve filtru. (2.)

• Pravá část je rozdělena dvěma záložkami:
  • Doklad (3.) - obecné informace o dokladu (označení, částka, klient, kontaktní osoba, ad.) a schvalovacím procesu (jakým schématem je schvalováno, kdo je na řadě, atp.)
    • detailní informace o dokladu můžete zobrazit prostřednictvím jednotlivých ikon (4.)
      • náhled na pořízení dokladu v režimu Zobraz
        
         
        náhled na proforma fakturu
        
        
        zobrazí příloženou přílohu (pozn.: Přílohy je možné zobrazit i v samostatném okně. (5.))
        
        
        přímé odeslání emailu na kontaktní osobu
        
        

• Průběh schvalování (6.) - grafické zobrazení schvalovacího procesu (zobrazuje aktuální stav)

Postup schvalování

Schvalování proběhne za předpokladu, že je na doklad napojen schvalovací proces a jste oprávnění ke schválení dokladu (resp. jste na řadě). 

• Spusťte apl. *6498 - Schvalovací výzvy
• Ze seznamu v levé části (1.) vyberte doklad, který chcete schválit
• Stiskněte tlač. Proveď (7.) a vyberte jednu z možností 
  Pozn.: Volby pro jednotlivé výzvy se řídí nastavením definice schval. procesu v apl. *6401

• V okně výběr volby k provedení můžete přidat i komentář (více o komentářích níže)
• Po schválení zápis zmizí ze seznamu
  Pozn.: Apliakce *6498 eviduje pouze aktivní, tzn. neschválené, doklady.
• Správnost schválení/zamítnutí můžete zkontrolovat
  • v aplikacích daného modulu (např. *9006 - Podatelna, *1018 - Prohlížení knih, ...)
  • v IQ sestavě 
  • v aplikaci *6499 - Přehled aktivních procesů

Komentáře ve schvalování

Při podpisu dokladu v rámci schvalování v apl. *6498 - Schvalovací výzvy je možné akci obohatit o komenatář. Jedná se o poznámku ke konkrétní schvalovací akci (např. Zamítnuto z důvodu...), kterou můžete více popsat důvody Vašeho rozhodnutí nebo přidat doplňující informace. 
Komentař přidáte přímo k okně výzev, po stisknutí tlač. Proveď.

Komentář nelze odeslat emailem, ale jej zobrazit:

• v okně Detail schvalování dokladu (proklik přes lupu z jakéhokoliv okna, kde probíhá schvalování) nebo z aplikace *6499 - Přehled aktivních procesů na záložce Podpisy 

• v tooltipu v grafickém zobrazení schval procesu (záložka Kompletní schéma)

• V IQ schvalovací události > záložka Základní

Nastavení v klientech

Aby schvalování probíhalo správně je třeba osobu schvalovatele, resp. kontaktní osobu, napojit na přihlášeného uživatele. 

Návod: 

• Spusťte aplikaci *3000 – Klient
• Přejděte k editaci (úpravám) firemní věty
• Překlikněte na záložku Kontaktní osoby
• Najděte osobu, která není propojena
• Stiskněte tlačítko Spojení

• Přes Přidej přidejte nový typ spojení Uživatel FAS/WinFAS a dohledejte daného zaměstnance v Uživatelích
  (pozn. pokud chcete zasílat notifikace, je nutné mít doplněno i emailové spojení)

• Toto je potřeba provést u všech, kteří mají být zahrnuti do schvalovacího procesu