Export dat do existující tabulky

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Základy ovládání | IQ sestavy | Opis dat | Nastavení šablon

Z opisu dat IQ sestavy je možné provést jak export do nové tabulky Excelu (návod +2337) tak i export do existující tabulky Excelu (XLS, XLSX), který popisuje návod níže. Výhodou exportu do existující tabulky je možnost mít připravenou strukturu tabulky s vlastními vzorci, grafy apod. Zároveň můžete tímto způsobem danou tabulku plnit z více různých IQ sestav. Narozdíl od funkčnosti Data mining ale musíte export z každé IQ sestavy provést ručně.

Základní princip

• Vytvoření vzoru v Excelu
  • Cílová pole, kam bude WinFAS plnit hodnoty (souřadnice, nebo pojmenování buněk)
  • Vzorce, grafy, formátování, ...
• Vytvoření šablony IQ sestavy
  • Postup se z velké části shoduje s postupem pro export do nové tabulky (návod +2337).
    Následující postup popisuje pouze rozdíly oproti výše zmíněnému návodu.
  • Vytvoření sestavy s potřebnými daty (sloupci)
  • Napojení šablony IQ sestavy na vzor vytvořený v Excelu
  • Napojení sloupec WinFAS - buňka Excel
  • Napojení sloupec WinFAS - list Excel (volitelné)
• Export
  • V okně exportu sestavy vyberte Do souboru - Excel / Calc formulář.
  • Dále exportujt běžným způsobem.

Excel - souřadnice a pojmenování buněk

• Označování buněk pomocí souřadnic
  • Jde o výchozí nastavení Excelu.
  • Každá buňka v Excelu má automaticky vlastní unikátní označení.
  • Označení se skládá z kombinace názvu listu, sloupce a řádku (např. List1, sloupec B, řádek 3).
    Buňka v obrázku níže tedy bude mít označení ve WinFASu List1!$B$3
    
    
• Označování buněk pomocí vlastního názvu
  • Volitelné.
  • Nad tabulkou v Excelu se zobrazuje označení pole (např. B3 - viz obrázek výše).
  • Klepněte do pole a B3 nahraďte vlastním názvem (např. Klient).
  • Jedna buňka může mít i více názvů. Tento název musí být v celém dokumentu unikátní.
    
    
  • Pokud potřebujete existující vlastní název odstranit nebo upravit, přejděte v Excelu do Správce názvů. Najdete jej nahoře v záložce Vzorce / Správce názvů.

WinFAS - napojení IQ sestavy na soubor Excelu

• Editovat šablonu IQ sestavy a v záložce Exporty nastavit Šablonu dokumentu hromadné korespondence.
• Vybrat cestu k souboru excelu, který bude použit jako vzor pro naplnění daty z WinFASu.
• Vzor není při exportu daty přepsán, ale vzniká z něj nový soubor = vzor je opakovatelně použitelný.
  
  

WinFAS - napojení 1 sloupec WinFAS = 1 buňka Excel (hodnota)

• Toto nastavení předá hodnotu z prvního řádku tabulky ve vybraném sloupci do zadané buňky v Excelu.
• Pokud sestava obsahuje více řádků s různými hodnotami v daném sloupci, jsou ostatní hodnoty ignorovány.
• Využívá se, pokud víte, že v daném sloupci jsou vždy stejné hodnoty (např. sestava filtrovaná za klienta a do excelu se předává hodnota ze sloupce Klient). Typicky hlavička sestavy.
  
  
• Postup:
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
  • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název List1!$B$3
    List1 je jméno listu, sloupec B, řádek 3 (alternativně můžete použít pojenování buňky viz výše)
    
    

WinFAS - napojení 1 sloupec WinFAS = 1 sloupec Excel

• Toto nastavení přidá do vybrané buňky v Excelu celý sloupec hodnot z WinFASu.
• Buňka v Excelu se namnoží (vložit řádek za) a díky tomu se odsunou všechny následující buňky.
  
  
• Postup:
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
  • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název #List1!$B$1
    (List1 je jméno listu, sloupec B, řádek 1)
  • Alternativně můžete použít pojenování buňky viz výše - např. #nazevbunky
    Postup opakujte pro zbývající sloupce tabulky.
    
    
    
• Jak řešit vzorce:
  
  • Pokud vzorec sčítá data v takto doplňované tabulce, doplňte před hodnoty tabulky prázdný řádek.
  • Takovému řádku můžete nastavit nulovou výšku, takže se ve výsledné sestavě nevytiskne.
  • Vzorec pro součet poté zadejte jako součet prázdný řádek až řádek, který bude doplněn z WinFASu.
    např. =SUMA(C2:C3)    v příkladu vidíte, že řádek 2 v tabulce vidět není, ale vzorec s ním počítá.
    
    

WinFAS - každá hodnota ve sloupci WinFAS = 1 list v Excelu

• Toto nastavení rozdělí data do jednotlivých listů v Excelu podle zadaného sloupce.
• Příklad - Lze využít pro rozdělení sestavy podle účetních knih (co kniha, to 1 list v Excelu), skladů, období (měsíců/let), apod. Jedním z méně obvyklých řešení může být kombinace s vypočtenými sloupci (návod +2720) - např. vytvoříte vypočtený sloupec s prvním písmenem s názvu společnosti. Následně sestavu saladokonta rozdělíte do listů podle počátečního písmene názvu společnosti (jednotlivé listy pak již budou obsahovat konkrétní jména společností, částky, ...).
  
  
• Postup:
  
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
  • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název >List1
    (List1 je název listu, který má být namnožen podle podané hodnoty)
    
    

WinFAS - cílová adresa buňky Excelu je v jiném sloupci

• Jeden sloupec WinFAS se rozdělí podle souřadnic v jiném sloupci (data ve WinFASu tedy musí obsahovat 2 sloupce, hodnotu a souřadnice kam ji vložit). Cílová adresa z jednotlivých řádků WinFASu může být v různých sloupcích Excelu. Obvykle se využívá u výkazů apod.
• V příkladu na obrázku je vlevo sestava WinFASu kde je vypočtený sloupec, který se skládá ze sloupce Parametr+Řádek (KČ100). Stejně jsem si pak pojmenovali i cílovou buňku v Excelovém souboru. Do určené buňky je pak předána hodnota ze sloupce částka (500). Všimněte si, že ve WinFASu jsou sice jednotlivé částky v samostatných řádcích, ale v Excelu mohou být cílové buňky na stejném řádku.
  
  
• Postup:
  • Excel - pojmenujte cílové buňky (popsáno výše) tak, aby souhlasily s definicí cílového pole ve WinFASu.
  • WinFAS - v datech sestavy vytvořte vypočtený sloupec (návod +2720), který použijete pro definování cílového pole v tabulce Excelu. V příkladu je to sloupec Parametr (KČ) + Řádek (100).
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337).
  • V údaji s hodnotou, kterou chcete exportovat do Excelu (v příkladu Částka) nastavte Uživatelský název @kod_ciloveho_sloupce (v příkladu Cíl)
    
    

WinFAS - každá hodnota ve sloupci WinFAS = 1 soubor Excelu

• Toto nastavení rozdělí data do jednotlivých souborů v Excelu podle zadaného sloupce.
• Příklad - Přehled akcionářů kdy každý akcionář = 1 soubor s jeho přehledem akcií.
  
  
• Postup:
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
  • V údaji, který chcete exportovat do Excelu nastavte Uživatelský název *
    
    
  • Nastvavení uložte do šablony.
  • Přejděte do šablony na záložku IQ exporty.
  • Nastavte cestu Export do souboru. Cesta musí obsahovat znak * na jejíž místo bude při ukládání vložena hodnota z vybraného sloupce. Tato * může reprezentovat jak název souboru, tak složku.
    Např. Vytvoří soubor Novák Jiří.xls
    
    
    Např. Vytvoří soubor pojmenovaný soubor.xls do složky Novák Jiří
    
    
    

WinFAS - 1 řádek ve WinFASu = více řádků v Excelu

• Toto nastavení dokáže rozdělit 1 řádek z WinFASu na více řádků v Excelu (např. víceřádkové zobrazení položky). 
  
   
• Postup
  • Excel - nastavení tabulky
    V našem případě má být položka a její další hodnoty zobrazeny celkem do dvou řádků. Pro tyto dva řádky je tedy nutné v Excelu nastavit formátování a pojmenovat je. Princip pojmenování je shodný s postupem uvedeným  výše  s tím rozdílem, že v Excelu nevyberete jednu buňku, ale označíte jich více a teprve následně jim přiřadíte název (v příkladu oblast řádků A2, A3 označíme jako radky). Ostatní údaje v tabulce označte běžným způsobem (viz  výše).
    
    
  • WinFAS - nastavení namnožení řádků
    V našem příkladu použijeme pro namnožení řádků údaj položka. Protože ale potřebujeme tento údaj použít nejenom k namnožení řádků, ale také jej chceme v sestavě zobrazit v konkrétní buňce, vytvoříme si pomocný vypočtený sloupec radky (návod +2720). Tento sloupec bude obsahovat stejný údaj jako je ve sloupci položka.
    • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337)
    • Najděte si údaj radky (c_radky)
    • V údaji, který chcete exportovat do Excelu, nastavte Uživatelský název #[r-]radky
      ([r-] údaj použit pro rozdělení do více řádků, radky je název cílové oblasti v excelu)
      
      
      

      Pokud v uživatelském názvu použijete příkaz [r-], hodnota ze sloupce Radky se nepředá do Excelu, ale využije se pouze pro rozdělení tabulky na více řádků. Výhody - snazší vytvoření oblasti v Excelu. Nevýhody - ve WinFASu musíte vytvořit pomocný vypočtený sloupec (v příkaldu je pojmenován radky). Pokud by jste stejným způsobem použili syntaxi [r], dojde nejenom k rozdělení tabulky Excelu na více řádků, ale zároveň se hodnota pole z WinFASu předá do prvního pole označené oblasti v Excelu (v příkladu výše do pole A2).

    • k doplnění ostatních údajů o tabulky (čísla, názvy, částky, ...) již použijte běžné, výše zmíněné postupy.

WinFAS - hodnota sloupce WinFASu generuje sloupce Excelu (multipohled)

• Toto nastavení dokáže podle hodnoty v 1 sloupci WinFASu rozdělit řádky sestavy do samostatných sloupců. Typickým příkladem užití jsou multifiremní pohledy na data za více firemních databází (porovnávání více vašich firem proti sobě), kde data každé firmy = samostatný sloupec. Například hlavní kniha, kalkulační výkazy, ... .
  
  
• Postup
  • Vytvořte si sestavu multifiremního pohledu tak, aby obsahovala data více firem a zároveň zobrazovala sloupec s kódem databáze, který bude sloužit k následnému roztřídění dat.
  • Přejděte do nastavení Exportu sestavy (viz návod +2337).
  • Najděte údaj, který obsahuje kód firmy a podle kterého má být rozdělena sestava do sloupců. V příkladu je to Firma_kod a nastavte u něj uživatelský název #[s]cilova_bunka. V tomto příkladu je v excelu nastaven sloupec C.
  • Najděte údaj s hodnotou, podle které má být sestava rozdělena na řádky. V příkladu je to Ucet a nastavte u něj Uživatelský název #[r]cilova_bunka
    ([r] údaj použit pro rozdělení do více řádků, radky je název cílové oblasti v excelu)
  • Souřadnice ostatních údajů nastavte běžným způsobem
    
    

WinFAS - naplnění kontingenční tabulky Excel daty z WinFASu

• S pomocí Výše zmíněných postupů je možné využít k naplnění předem připravené kontingenční tabulky v Excelu daty z IQ sestavy. Zdrojová data tabulky budou naplněna na samostatného listu Excelu, ze kterého se kontingenční tabulka automaticky přepočítá / doplní.
• Stejný postup funguje i pro vytvoření kontinegčního grafu, nebo grafu v Excelu obecně.
  
  
  
• Postup
  • Excel - vytvoření listu se zdrojem dat
    V tabulce vytvořte list, nebo použijte stávající. Pojmenujte jej dle uvážení (v příkladu je to List2).
    První řádek - zde napište jména sloupců, která budete exportovat (text nemusí přesně odpovídat WinFASu)
    Druhý řádek - pojmenujte buňky, nebo si zjistěte jejich souřadnice (v příkladu použijeme souřadnice)
    List můžete skrýt (volitelně)
    
    
    
  • Excel - vytvoření listu z kontingenční tabulkou
    Na samostatném listu vytvořte kontingeční tabulku.
    Jako zdroj použijte řádky 1 a 2 z listu se zdojem dat.
    Dále nastavte kontingenční tabulku dle vlastních potřeb - príklad:
    
    
    
  • WinFAS - nastavení exportu
    Postupujte podle návodu výše 1 sloupec WinFAS = 1 sloupec Excel
    Např. při nastavení třídy zadejte do Uživatelského názvu v exportu #List2!$A$2
    
    

Vlastní provedení exportu

• Provedení exportu je z velké části shodné s exportem do nové tabulky (návod +2337).
• Alespoň pro 1 hodnotu musí být nastaven sloupec Uživatelský název (viz výše).
• Typ exportu musí být nastaven Do aplikace - Excel / Calc form.
• Stiskněte tlačítko Export.