Archivace sestav

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Základy ovládání | Tiskové sestavy

Při tisku sestavy ve WinFASu se vždy zobrazí sestava podle dat aktuálně uložených v databázi. V některých případech je ale potřeba zobrazit doklad ve stavu, ve kterém byl při původním vytvoření sestavy (např. při ztrátě originální faktury). K tomu slouží možnost archivace sestav. Při archivaci se sestavy ukládají ve formátu PDF do aplikace *8800 Přílohy a to buď automaticky nebo ručně. Při uložení dojde také zároveň k napojení přílohy na doklad v systému. Zobrazení archivované přílohy je možné stejným způsobem jako u ostatních příloh v systému. Pozor! Vždy je uchovávána pouze poslední verze souboru = při opakované archivaci je původní soubor přepsán.

Doporučení: Po prvotním vytvoření sestavy a její archivaci již příště neotevírejte přímo sestavu, ale zobrazte si pouze přílohu u dokladu.

Nastavení archivace

• Podmínkou je nastavení a využívání aplikace *8800 Přílohy a to včetně nastavených šablon pořízení.
• Spusťte aplikaci *8805 Archivace sestav
• Stiskněte tlačítko Přidej
• Nastavení archivace
  • Vyberte sestavu, kterou chcete archivovat
  • Šablonu sestavy / Formulář sestavy
    • Tento bod se lyší podle konkrétní sestavy.
    • U parametrických sestav (např.  Faktura - základní) vybíráte šablonu, do které jste si nastavili parametry sestavy.
    • U formulářových sestav (např. Faktura - formulář) vybíráte z přednstavených vzorů.
  • Vyberte šablonu příloh
    • v šabloně musí být nastaveno kam se bude archivovat (druh příloh, číslování příloh)
    • v šabloně musí ýát na záložce Přílohy nastaveno číslování dokladů = pro archivaci příloh
  • Spustit archivaci sestavy při volání sestavy
    • V okně tiskové sestavy
      • při provedení tisku (ikonou, z menu, klávesouvou zkratkou)
      • při exportu PDF nebo odeslání PDF poštou
      • při stiksnutí ikony archivace
    • Nevizuálně
      • Při automatickém exportu / odeslání klientovi přes aplikace *224 / *215
      • Pouze pokud je export nastaven bez jakýchkoliv hlášek klientovi
    • Před zavřením okna sestavy
      • Archivace se spustí při zavření okna sestavy
      • Využití například při archivaci sestavy s podpisem z podpisového tabletu
      • Pokud archivace skončí chybou, zobrazí se hláška a okno se nezavře. Umožní tak uživateli provést jiný způsob archivace nebo exportu. Při opakovaném pokusu o zavření okna se již chyba znovu nezobrazí a okno se uzavře.
        
        
    • Způspob spuštění archivace
      • Ne - neprobíhá automaticky
      • Ano - vždy spuštění nějaké akce (tisk sestavy, export sestavy, zavření okna - viz výše)
      • Dotaz - vždy při spuštění akce se objeví dotaz, zda se má archivovat
• Uložte tlačítkem OK.
  
  

Provedení archivace - automaticky

• Je podmíněno správným nastavením Spuštění archivace sestav při volání sestavy (viz výše)
• Pozor! Při provedení archivace bude přepsán původní soubor
• K automatické archivaci dochází v okně náhledu sestavy při
  • Tisku (1)
  • Exportu sestavy / mailování (2)
  • Hromadném rozeslání (3)
    
    

Provedení archivace - ručně

• Je podmíněno nastavení archivace (viz výše)
• Je možné kombinovat automatické a ruční archivace
• Pozor! Při provedení archivace bude přepsán původní soubor
• V okně náhledu sestavy klepněte na roletové menu Sestava / Archivovat