Článek: 3024 | Naposledy změněno: 09.11.2021

Kontroly schvalovacích procesů / Přehled aktivních procesů

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník Procesní řízení 



Z pohledu procesního řízení můžete všechny schvalovací procesy, resp. jednotlivé instance, a veškeré související informace zkontrolovat v aplikaci *6499 - Přehled aktivních procesů. Zároveň zde najdeme ucelený náhled na všechny aktuálně běžící procesy a s nimi můžeme v této aplikaci i pracovat, např. je můžeme refreshovat (obnovit) nebo resetovat. 

Popis okna:


  1. Seznam všech schvalovaných/schválených dokladů. Zobrazení dokladů je odlišné dle nastavení filtru, viz. bod 2.
  2. Filtrování. Pozor! - Defaultně se zobrazují pouze doklady, které mají aktivní schvalování, tedy schvalovací proces je NEukončený a stále probíhá. Pokud chcete zobrazit již schválené doklady je nutné změnit filtr na Vše nebo zobrazit Ukončené procesy. 
  3. Konkrétní informace k dokladu vybranému se seznamu. Popis jednotlivých záložek níže. 
  4. Speciality > Kontrola integrity dat
    • Touto kontrolou lze zjistit, zda není založená instance bez vazby na doklad. 
    • Po stisknutí tlačítka Proveď se zobrazí sestava všech instancí bez navzaného dokladu. 
    • Pomocí "zaškrtávátek" vyberte procesy, které chcete smazat a stiskněte tlač. OK.

  5. Refresh a Restart schvalovacího procesu
    • Po stisknutí tlačítka Refresh dojde ke kontrole a přepočtení všech aktuálně platných schvalovacích výzev a podmínek, případně k přechodu do dalších stavů a vygenerování dalších výzev, pokud je přepočtem/refreshem zjištěna změna.
    • Po stisknutí tlačítka Reset dojde ke zrušení všech událostí u daného schvalování. Schvalovací proces se navrátí do počátečního stavu a celý proces se spustí odznovu k opětovnému schvalování.
      (Pozn.: Původní schvalování zůstane historizované na záložce Průběh schvalování.)  

K obnovení (refreshi) schvalovacích procesů může docházet také automaticky, např. během noci. To zajistí pravidelné přepočtení všech aktuálně platných instancí. 
Automatický refresh probíhá přes aplikaci *9910 - Plánovač akcí, kde si můžete vybrat zda chcete aby refresh probíhal každý den nebo jen některé dny, ve všech oblastech, kde můžeme schvalovat, nebo jen v některých, atd.
Více o plánovači akcí najdete v návodu +1951.


 

     6. Tlačítkem Smaž můžete smazat schvalovací instanci. Smazání je povoleno pouze pokud:

  • Je schvalovací instance bez vazby na doklad.
  • Má uživatel nastavená práva ke smazání (provedení vyžaduje nejvyšší úrpoveň úpráv "úplné řízení"). 

 

Popis jednotlivých záložek:

  1. Detail procesu - zobrazuje:
    • druh schvalovacího procesu;
    • schéma workflow, resp. schvalovácí proces kterým bylo/je schvalováno;
    • aktuální stav procesu;
    • DŮLEŽITÉ! při převodech dokladu z roku na rok informaci o tom, ve kterém roce je schvalování aktivní (status "Aktivní ve firmě"). Více o převodech v návodu +3039.
    • Základní údaje o schvalovaném dokladu vč. prokliku na Zobraz v pořízení zdrojové aplikace a náhledu na přílohu. 

  2. Podpisy - zde víte jednotlivé podpisy, kterými byl doklad, příslib, atd. potvrzen/zamítnut. Jedná se o údaje a podklady pro auditní stopu. Mimo to vidíte i: 
    • pro koho byla výzva určena
    • a kdo doklad reálně podepsal (zástupné osoby, správce, ...);
    • kdy došlo ke vzniku výzvy
    • a kdy byla výzva splněna. 
  3. Průběh schvalování - grafické znázornění schvalovacího procesu. 

  4. Události - zobrazuje všechny události - akce, stavy, podmínky, kterými schvalovací proces prošel v jednostlivých stavech. U každé možnosti je jasně zřetelné zda byla událost splněna nebo vyloučena a kdy k tomu došlo. 

  5. Kompletní schéma - kompletní grafické znázornění schvalovacího procesu, tedy vč. událostí, které byly vyloučeny a stavů, do kterých se doklad nedostal. 
    Pozn.: Modré bubliny - události, které byly potvrzeny (staly se) / šedé bubliny - události, které byly vyloučeny (nestaly se) / bílé bubliny - události, do kterých se schval. proces nedostal z důvodu, že některý z předchozích stavů byl vyloučen. 


 

 

Pokud je v rámci procesu workflow v apl. *6498 - Schvalovací výzvy doplňen při provedení výzvy komentář (např. důvod proč bylo zamítnuto) zobrazí se tento komentář i v grafickém schématu.

                                                   

 

 

 

Autor:    Ing. KONDRÁTOVÁ Alena    | Posl.změna:    09.11.2021    | Článek:    3024    |     www.WinFAS.cz