Článek: 2862 | Naposledy změněno: 16.03.2021

Pořízení zápisu v Podatelně

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník Podatelna |


 

Aplikace *9006 - Podatelna slouží k zápisu a evidenci přijaté/odeslané pošty či faktur v podniku, které můžeme následně předávat do dalších modulů (např. závazků nebo pokladny +2881 ). Jednotlivé zápisy můžeme také schvalovat pomocí workflow (+2863) nebo jimi můžeme alokovat, resp. blokovat, finanční prostředky v příslibech (+2817). 

Návod popisuje zápis přijaté faktury.

Postup: 

  • Spusťte aplikaci *9006 – Podatelna
  • Stiskněte tlačítko Přidej/Kopíruj a vyberte jednu z připravených šablon
  • Otevře se okno Přidání zásilky, to je přehledně rozděleno do několika záložek (popsáno níže)
  • Vyplňte potřebné údaje 
  • Uložte pomocí tlač. OK (nebo pořiďte nový zápis pomocí tlač. Přidej)
  • Pozn.: Přílohu/y přidáváte až po uložení pomocí tlač. Přílohy na hlavním okně aplikace.


Popis pořizovacího okna:

 


1. Záložka „Základní“ - obsahuje obecné infomrace o dokladu

  • Zásilka =  status zásilky přijatá/odeslaná
  • Příslušnost = druh zapisovaného dokladu podle Číselníku příslušností poštovních zásilek (*9009); dle druhu program určuje nabízení dokladů v jednotlivých aplikacích!
  • Způsob doručení = osobně, fax, kurýr, mail, pošta
  • Datum zápisu a Datum přijetí
  • Evid. č. = číselná řada, kterou lze nastavit dle návodu (+784)
  • Zapsal = osoba, která doklad evidovala v systému
  • Zodpovídá (kontaktní os.) = osoba, která má bližší informace o zapisovaném dokladu
  • Doklad =údaje pro účetnictví
  • Příjemce/Odesílatel = o povinnosti zápisu se rozhoduje na základě statusu zásilky
    (přijatá zásilka → nutno vyplnit odesílatele, odeslaná zásilka → nutno vyplnit příjemce)
  • K rukám = osoba oprávněná k převzetí pošty
  • Neplatný zápis = slouží k zablokování nabízení zápisů pro další použití, např. předání do modulů

2. Záložka „Doklad“ - specifické údaje, které se přebírají do finančního modulu


  • Doklad protistrany a Variabilní symbol
  • Kniha = typ účetní knihy, která určuje, do které knihy bude zápis předán
  • Podobné doklady = systém na dohledání a přebrání již uložených dat (více v návodu +2865)
  • Klient = Příjemce/Odesílatel (povinný údaj, přebírá se ze záložky Základní)
  • Data zápisu, přijetí, zdanitelného plnění, splatnosti
  • Způsob platby = bez určení, příkazem, hotově, šekem, kartou, složenkou, dobírkou, směnkou
  • Předmět = stručný popis, čeho se zápis týká (ve fin. modulu se přebírá se do pole „Název")
  • Částka s a bez DPH (celková částka je povinná)
  • Schvalovací proces = hierarchie osob zapojených do schvalování podatelny (schvalovaní není povinné, řídí se nastavením schvalovacích schémat v apl. *6401 – Definice schval. procesů)

3. Záložka "Přísliby" 

  • Přísliby = vazba na příslib pořízený v aplikaci *5450 – Finanční přísliby a žádanky (pomocí tlačítka Přidej můžete přidat vazbu na více příslibů). Nabízejí se přísliby dle klienta, přísliby uvedené bez klienta a přísliby v dané měně. Podatelna příslib pouze alokuje, lze tedy příslib v některých případech přečerpat. 

4. Záložka „Pošta“ - prostor pro detailnější a specifičtější popis dokladu 

 

Pořízení zápisu v cizí měně
Zápisy v Podatelně lze pořizovat i v cizí měně. Stačí změnit kód měny na záložce Doklad. Měna se převezme i do modulu. 

Upozornění!
Zápisy v Podatelně lze alokovat pouze přísliby ve stejné měně. 

 

Autor:    Ing. BRATRÁNKOVÁ Alena    | Posl.změna:    16.03.2021    | Článek:    2862    |     www.WinFAS.cz