Archivace sestav

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Základy ovládání | Tiskové sestavy

Při tisku sestavy ve WinFASu se vždy zobrazí sestava podle dat aktuálně uložených v databázi. V některých případech je ale potřeba zobrazit doklad ve stavu, ve kterém byl při původním vytvoření sestavy (např. při ztrátě originální faktury). K tomu slouží možnost archivace sestav. Při archivaci se sestavy ukládají ve formátu PDF do aplikace *8800 Přílohy a to buď automaticky nebo ručně. Při uložení dojde také zároveň k napojení přílohy na doklad v systému. Zobrazení archivované přílohy je možné stejným způsobem jako u ostatních příloh v systému. Pozor! Vždy je uchovávána pouze poslední verze souboru = při opakované archivaci je původní soubor přepsán.

Doporučení: Po prvotním vytvoření sestavy a její archivaci již příště neotevírejte přímo sestavu, ale zobrazte si pouze přílohu u dokladu.

Nastavení archivace

• Podmínkou je nastavení a využívání aplikace *8800 Přílohy a to včetně nastavených šablon pořízení.
• Spusťte aplikaci *8805 Archivace sestav
• Stiskněte tlačítko Přidej
• Nastavení archivace
  • Vyberte sestavu, kterou chcete archivovat
  • Šablonu sestavy / Formulář sestavy
    • Tento bod se lyší podle konkrétní sestavy.
    • U parametrických sestav (např.  Faktura - základní) vybíráte šablonu, do které jste si nastavili parametry sestavy.
    • U formulářových sestav (např. Faktura - formulář) vybíráte z přednstavených vzorů.
  • Vyberte šablonu příloh
    • v šabloně musí být nastaveno kam se bude archivovat (druh příloh, číslování příloh)
    • v šabloně musí ýát na záložce Přílohy nastaveno číslování dokladů = pro archivaci příloh
  • Spustit archivaci sestavy při volání sestavy
    • V okně tiskové sestavy
      • při provedení tisku (ikonou, z menu, klávesouvou zkratkou)
      • při exportu PDF nebo odeslání PDF poštou
      • při stiksnutí ikony archivace
    • Nevizuálně
      • Při automatickém exportu / odeslání klientovi přes aplikace *224 / *215
      • Pouze pokud je export nastaven bez jakýchkoliv hlášek klientovi
    • Před zavřením okna sestavy
      • Archivace se spustí při zavření okna sestavy
      • Využití například při archivaci sestavy s podpisem z podpisového tabletu
      • Pokud archivace skončí chybou, zobrazí se hláška a okno se nezavře. Umožní tak uživateli provést jiný způsob archivace nebo exportu. Při opakovaném pokusu o zavření okna se již chyba znovu nezobrazí a okno se uzavře.
        
        
    • Způspob spuštění archivace
      • Ne - neprobíhá automaticky
      • Ano - vždy spuštění nějaké akce (tisk sestavy, export sestavy, zavření okna - viz výše)
      • Dotaz - vždy při spuštění akce se objeví dotaz, zda se má archivovat
• Uložte tlačítkem OK.
  
  

Provedení archivace - automaticky

• Je podmíněno správným nastavením Spuštění archivace sestav při volání sestavy (viz výše)
• Pozor! Při provedení archivace bude přepsán původní soubor
• K automatické archivaci dochází v okně náhledu sestavy při
  • Tisku (1)
  • Exportu sestavy / mailování (2)
  • Hromadném rozeslání (3)
    
    

Provedení archivace - ručně

• Je podmíněno nastavení archivace (viz výše)
• Je možné kombinovat automatické a ruční archivace
• Pozor! Při provedení archivace bude přepsán původní soubor
• V okně náhledu sestavy klepněte na roletové menu Sestava / Archivovat
  
  
  

Původní funkčnost před rokem 2023

Nastavení úložiště dat

• Více sestav může používat stejné úložiště, ale je možné také nastavit pro každou sestavu samostatné úložiště. Záleží na vašich preferencích. Pokud stejnou sestavu používá více uživatelů, je nutné jako cílové úložiště zvolit síťovou složku.
• Spusťte aplikaci *8091 Číselník úložišť
• Stiskněte tlačítko Přidej
• Nastavte si nové úložiště pro přílohy (návod +1210, krok 1 a 2).

Nastavení archivace sestav

• Ke každé sestavě ve WinFASu můžete přiřadit složku, do které bude archivována. Do stejné složky může být archivováno i více sestav. POZOR! Přiřazením složky k sestavě ihned aktivujete její automatickou archivaci.
• Spusťte aplikaci *9937 Archivace sestav
• Najděte požadovanou sestavu (např. Faktura formulář)
• Stiskněte tlačítko Uprav
• Nastavte
  • Prefix názvu souboru - název souboru bude začínat prefixem
  • Vypočtená část názvu souboru - např. kód údaje ve kterém je číslo dokladu (ve faktuře je to n0210faktu)
  • Úložiště - vyberte úložiště nastavené v předchozí části postupu
• Uložte tlačítkem OK

Údržba archivu sestav

• Archiv sestav je běžná složka ve vašem počítači nebo síti. Nezapomeňte si na ní nastavit dostatečné zabezpeční proti neoprávněnému přístupu a pravidelně ji zálohujte (ručně, plánovač úloh ve Windows, ...).
• Nepotřebné soubory (např. staré roky) můžete po zálohování vymazat, ušetříte tím místo na disku.