Import položek zaúčtování

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Finanční modul | DPH | Cizí měna

Tato funkce lze použít v situaci, kdy má být pořizovaný doklad rozúčtován na více řádků (např. rozdělení pojistného na jednotlivé klíče strojů). A je efektivnější a rychlejší příprava dat v tabulkovém editoru (např. MS Excel) a jejich import touto funkcí, než ruční pořízení jednotlivých řádků v okně zaúčtování.

Funkce je dostupná ve všech oknech zaúčtování:

• v okně zaúčtování přímo z pořízení ve všech aplikacích (např. *1001 - Závazky, *1019 - Obecné doklady),
• v okně zaúčtování aplikace *1011 - Zúčtování.

Postup provedení importu

Doklad standartním způsobem zapište a přejděte k účtování stiskem tlačítka Účtování nebo uložte a zaúčtujte až v aplikaci *1011 - Zúčtování.

Následující ukázka bude zpracována na situaci zápisu závazkového dokladu a zaúčtování přímo při pořízení dokladu (obdobně lze postupovat i při ostatních typech dokladů -> další podrobnosti na konci návodu v kapitole "Doplňující údaje").

Byl zapsán doklad na hodnotu 100 000 Kč, DPH 17 355,37 Kč, základ DPH tedy 82 644,63 Kč a stisknuto tlačítko Účtování. Nově je na okně zaúčtování rozbalovací šipka u tlačítka Přidej 2, po kliknutí na tuto šipku je nabídnuta:

• klasická možnost Přidej pro ruční zápis (což je také výchozí funkce tlačítka Přidej 2),
  
• nově možnost Import, pokud chceme importovat věty do zaúčtování, vybereme tuto možnost:

Po stisknutí tlačítka Import program zobrazí infomační hlášku, která obsahuje pokyny pro další postup:

V tuto chvíli musíme mít připravená data v tabulkovém editoru v požadované struktuře. Jediným požadavkem na strukturu dat v excelu je pořadí sloupců, které obsahují údaje, které Winfas umožňuje importovat:

1. Částka
2. Účet MD
3. Účet DAL
4. Kombinace klíčů MD
5. Kombinace klíčů DAL
6. Poznámka
7. Zakázka MD
8. Zakázka DAL
9. Klasifikace MD
10. Klasifikace DAL
11. Kusy MD
12. Kusy DAL
13. Množství MD
14. Jednotka NU MD
15. Množství DAL
16. Jednotka NU DAL
17. Položka MD
18. Položka DAL
19. Specifikace 1
20. Specifikace 2
21. Specifikace 3

Názorná ukázka povinného pořadí sloupců pro import dat. Data musí být vždy v tomto pořadí, i když některé sloupce nebudou vyplněny (viz zde sloupec Účet DAL).

Do dat pro import v tabulkovém editoru vyplňujte ty údaje, které byste v okně zaúčtování zadávaly ručně:

• Tzn. například při zápisu závazku je účet strany DAL vyplňován automaticky dle knihy závazku, takže jej není třeba vyplňovat,
• Do tabulkového editoru nezadávejte větu DPH, ta je ve winfasu účtována automaticky na základě vyplnění tabulky DPH:

• Pozn. Kombinace klíčů není nutné zadávat v celém tvaru... např. kombinaci 1001-890-111 stačí zadat pouze jako 1001, program vyhledá kombinace, které končí klíčem 1001 (simuluje ruční zadání "odzadu"):
  • Pokud je klíč v kombinacích jedinečný, ihned se doplní.
  • Pokud klíč existuje ve více kombinacích, nabídne na výběr kombinací.

Jakmile jsou data v tabulkovém editoru připravena pro import, zkopírujte je (uložte do clipboardu) označením oblasti dat a stisknutím klávesové zkratky CTRL+C (nebo pravé tlačítko myši a možnost Kopírovat) bez nadpisů sloupců!

Následně aktivujte okno zaúčtování ve WinFASu, kde pokračujte stisknutím tlačítka Pokračuj dialogového okna Importu z clipboardu:

Program zpracuje zkopírovaná data, ověří zde jednotlivé hodnoty existují v číselnících a zobrazí přehled dat pro import. V tomto přehledu můžeme vybrat všechny řádky pomocí tlačítka Vše nebo jen některé ručním označením ve sloupci Vyb.

Ve sloupci Informace k importu jsou zobrazovány chyby v importovaných datech a zároveň tyto řádky není možno vybrat k uložení.

Vybrané řádky uložte tlačítkem OK:

Program začne pořizovat naimportovaná data do okna zaúčtování.

Po dokončení pořízení můžete zkontrolovat jednotlivé zaúčtované položky a pokud byla importovaná data rozepsána na celou částku dokladu (v našem příkladu DPH 17 355,37 Kč účtováno automaticky, základ DPH tedy 82 644,63 Kč rozepsán v excelu -celkem zaúčtováno 100 000 Kč) můžete uložit zaúčtování tlačítkem OK:

Doplňující informace

Import zaúčtování lze spustit v průběhu ručního účtování za podmínky, že poslední zadaná účtovaná položka obsahuje všechny povinné údaje (je dokončeno její pořízení), tj. na řádku zaúčtování není zadaná celá souvztažnost (pro stranu MD i DAL), popř. chybí povinné naturální ukazatele apod.

Toto platí i pro účtování dokladu v aplikaci *1011 - Zúčtování, kde se při výběru dokladu ihned načte věta DPH a nabídne první řádek pro zaúčtování.

Pokud chcete celé zaúčtování dokladu importovat, je nezbytné smazat tuto rozpořízenou větu zaúčtování pomocí tlačítka Smaž 2. Po stisknutí tlačítka Smaž 2 v zaúčtování zůstane pouze zaúčtování DPH a poté můžete pokračovat importem zaúčtování dle výše uvedených kroků.