Odesílání upomínek z IQ Saldokonto emailem

Související rozcestníky | Hlavní rozcestník | Finanční modul

Návod popisuje odeslání upomínky z IQ - Saldokonto prostřednictvím emailu. Postup jak vytisknout upomínku a odeslat poštou najdete v návodu +587 - Uznání pohledávek, upomínky .

Důležité!
E-mail klienta se dohledává z číselníku Klientů *3000. Pokud se e-mail nedohledá na záložce Spojení, tak se doplní ze spojení na záložce Kontaktní osoby. Kontakt se doplňuje na základě pořadí, ve kterém je na klientovi pořízený tzn.:

• Pokud je na záložce Spojení více e-mailů, doplní se první e-mail v pořadí.
• Pokud je na záložce Kontaktní osoby více osob, doplní se první e-mail z první osoby v pořadí (pokud je pořadí vyplněno).

1. Generování dat 

• Spusťte IQ - Saldokonto
• Vyberte šablonu, např. Neuhrazené pohledávky, a vyfiltrujte data dle svého uvážení
• Na záložce "Strana 2" zaškrtněte možnost "email" u názvu klienta
• Přes tlačítko Sestava načtěte tiskovou sestavu 

2. Vytvoření upomínky

• Zkontrolujte data na tiskové sestavě
• Pokud je vše v pořádku, stiskněte tlačítko "fax"
• Upomínka je odeslaná na emailovou adresu uvedenou na pobočce klienta v apl. *3000 - Klienti. Adresu vidíte zobrazenou ve sloupci "e-mail pobočky".

Pozn.: Pokud je u klienta uvedeno více adres nabídne se k odeslání vždy první adresa v pořadí. 

• Pokud je v sestavě více klientů, program zjistí všechny adresy a udělá si jejich seznam

3. Odeslání emailem

• Po vytvoření upomínky se nabídne okno Způsob komunikace
• Vyberte možnost "Rozeslat maily (Přímo odeslat!)" a potvrďte tlačítkem OK 
• Pokud nabídku opustíte tlačítkem Storno, zpracování skončí!

• Otevře se okno Vlastnosti mailu
• Zde vyberte osobu, pro kterou je upomínka určena
• Dále můžete změnit předmět emailu, upravit text či přidat přílohu
• Upomínku odešlete pomocí tlačítka Odeslat

• V následujícím kroku potvrďte odeslání 

4. Dokončení

• Po vytisknutí/odeslání upomínky se objeví dotaz zda chcete vyřadit zpracované klienty
• Doporučujeme dát vždy ANO - možnost NE má smysl jen u klientů, kde současně posíláte upomínku emailem i poštou
• Jde o vyřazení pouze z TOHOTO zpracování. Po opuštění IQ sestavy a jejím opětovném otevření se bude klient nabízet i nadále

• Po potvrzení dotazu se objeví CRM protokol, kde je uvedeno komu a jak byla sestava poslaná
• Sestava je pouze informativní, slouží pouze ke kontrole (nemusíte ji tisknout)

• Po uzavření sestavy křžkem se vrátíte zpátky do filtrovaných dat v IQ - Saldokonto

5. Automatické odeslání pomocí Plánovače akcí

• Upomínky je možné odesílat automaticky prostřednictvím aplikace *9910 - Plánovač akcí
• Pro správné odesílání je potřebné mít nastavenou výchozí šablonu v IQ Saldokonto dle návodu +1951

Postup:

• Spusťte apl. *9910 - Plánovač akcí
• Přes tlačítko Přidej pořiďte novou akci a doplňte údaje:
  • Základní údaje a text emailu jsou libovolné (1.)
  • Určete pravidelnost odesílání sestavy (2.)
  • Zvolte zdroj sestavy - IQ (3.) a šablonu v daném IQ (4. - název se může lišit) 
  • Důležité! Do pole "Kód sloupce s e-maily" (5.) uveďte c_envelope_mail_mandatory
  • Společně s emailem můžete odesílat i přehlednou PDF sestavu (6.)
  • Před uložením pomocí OK zaktivněte sestavu tlač. Aktivní (7.)

Více o nastavení a práci s Plánovačem akcí najdete v návodu +1951 - Automatické odesílání sestav pomocí Plánovače akcí .