Jak porovnat saldo na hlavní knihu
IQ SALDO x ÚČTO
• Vzniklo nové IQ "porovnávacího typu". Dělá to, co normálně dělá účetní: načte si dvě sestavy - jednu z účetnictví, druhou z hlavní knihy - prochází řádek po řádku a hledá rozdíly mezi těmito sestavami. Tyto sestavy lze zobrazit pomocí tlačítek "DATA 1" a "DATA 2".
• Jak jsou tyto sestavy zadány (co je na neviditelných IQ zaškrtáno a jak) lze zjistit pomoví tlačítek "IQ". Spolu s prázdnou šablonou (zmíněna později) si lze nastavení prohlédnout přímo v IQ.
• Rozdíly mezi saldem a účetnictvím vznikají hlavně při převodu z jiných SW. Při vlastní práci WinFASu by k nim nemělo prakticky docházet.
• Modré údaje říkají, podle čeho mají být tyto dvě sestavy zasoučtovány, zelené omezují výběr řádků z obou IQ.
• Pokud zaškrtnete modrého klienta, objeví se za názvem i číslo (pk_c0031__) z důvodu, aby se rozlišili různí klienti, kteří však mají stejnou hodnotu údaje c0031nazad (např. "Zemědělské družstvo").
• Výstupem je porovnávací sestava, kde je uvedena hodnota "modrých údajů" a částka načtená ze IQ-salda a IQ-ÚD. V posledním sloupci se objeví rozdíl.
• Je potřeba si uvědomit, že rozdíl neznamená zůstatek na daném účtu, ale rozdíl zůstatků vypočtených ze salda a účetních dat.
• Čísla načtená pro saldo a účto jsou součty! Pokud sčítáme "hruběji" například jen za klienta, jsou porovnávány součty. Takže když je za milión dokladů dobře a jeden se liší o korunu, tak do součtu vstoupí i milión. Důležitý je tedy rozdíl.
• Tlačítka "IQ 1" a "IQ 2" otevřou příslušná IQ a zároveň v nich nastaví hodnoty podle hodnot zadaných v porovnávacím IQ. Pro tuto akci si v každém IQ pořiďte prázdnou šablonu (my si ji označujeme "0") a tu si vyberte. Potom bude nastavení otevřeného IQ shodné s tím, které se neviditelně volá při porovnávání.
• SPAD (c0077drzap=4) je speciální kniha, která se z jedné strany tváří jako předpis, z druhé strany jako úhrada. Je to případ disket do spořitelny, avíz, poštovních poukázek, ... Na jedné straně je jedna úhrada, na druhé je tato úhrada rozepsána do řady jiných úhrad.
IQ ÚD - nové údaje
• Možných důvodů nesrovnalostí obou IQ je více. Aby bylo možné tyto nesrovnalosti najít, přibyly na oknech s parametry nové údaje:
• Účet podle c0078 (a podle n0010) - to je účet, který je zohledňován v IQ saldu a "měl by být shodný" s účtem na účetní větě.
• Datum d0000evouc (u účetnictví) a n0011evobd (u salda) - opět potřeba zkontrolovat, zvlášť když provádíte porovnání k určitému datu!
• Na druhé záložce přibyl údaj "Bez knihy PS". Je to z důvodu problémů s knihou počátečních stavů, o kterých bude zmíněno později.
IQ saldo
• V sestavě lze přesněji nastavit výběr zaúčtovaných a nezúčtovaných dat: zvlášť pro předpisy a pro úhrady.
Jak dohledávat rozdíly
• Je potřeba mít v pořádku knihu počátečních stavů. To je potřeba udělat hned na počátku roku nebo po převodu z FASu. Zůstatek musí být nulový!
• Je potřeba účetně rozpustit počáteční stavy na doklady salda z předchozího období. Provádí se to v aplikaci Převod do nového roku.
• Jako "stará firma" se nastaví jakákoliv firma, protože tady na tom nezáleží.
• Pod tlačítkem "Speciální" zvolte "speciální převody".
• Zaškrtněte řádek "Počáteční stavy salda" a stiskněte tlačítko "Proveď".
• V aplikaci prohlížení knih (*1018) se přesvčte, že jsou přetažené faktury z předchozích období zaúčtované.
• Vytiskněte si sestavy IQ kontroly
například kontroly účto-zaúčtování: sum(n0011castk)<>sum(d0000castk)
• Při dohledávání konkrétního dokladu může pomoci následující postup:
• Zadám doklad v porovnávacím IQ, potom tlačítkem "IQ 2" otevřu IQ Údu (s prázdnou šablonou).
• V IQ Údu na druhé záložce zaškrtnu modrý údaj "Doklad účetní knihy" a dám opis dat.
• Zjistíte pravděpodobně, který účetní doklad "zlobí" a můžete dál dohledávat.
Některé chytáky při porovnávání (trpké zkušenosti uživatelů)
• V číselníku účtů není zaškrtnuto, že se jedná o saldokontní účet.
• V číselníku knih není zadaný účet.